A intranet é um sistema interno que possibilita diversas vantagens para o ambiente corporativo. Por meio dela, é possível assegurar que as informações sigilosas não vazem, evitar falhas na comunicação e ainda possibilitar a conexão entre os colaboradores.
Durante o expediente, sabemos que existem muitos problemas que precisam ser solucionados e uma plataforma de comunicação permite melhorar o dia a dia dos colaboradores. Mais do que isso, facilita a realização de suas tarefas cotidianas e possibilita a sua integração.
Mas você conhece bem o sistema da intranet e sabe como ele pode melhorar os processos de sua empresa? Caso não, fique tranquilo! Leia o nosso post completo e entenda a sua real importância!
Entenda o que é a intranet
A intranet é uma rede privada de computadores muito semelhante à rede de internet, mas de uma maneira particular, ou seja, ela é utilizada, exclusivamente, para o ambiente interno das empresas, podendo ser acessada somente por usuários autorizados, mediante a identificação com login e senha.
As organizações apostam nesse tipo de sistema, porque é um canal que:
- possibilita mais segurança;
- mantém um bom fluxo de dados;
- centraliza os documentos em um único local;
- possibilita a inclusão de formulários que são pertinentes à empresa;
- mantém as informações sigilosas.
- permite a comunicação entre os departamentos;
- facilita o fluxo de informações;
- torna a comunicação mais dinâmica;
- favorece a comunicação interna;
- evita erros internos de processos.
Saiba como funciona a implementação do sistema
O mais interessante é que a implementação da intranet é feita de maneira rápida: é preciso apenas que o técnico de informática que atende à sua empresa instale o programa no servidor e nos demais computadores.
Depois disso, é preciso apenas que o setor de recursos humanos (ou o setor responsável) faça o cadastramento dos usuários com login e senha. Também é possível que haja permissões diferentes para cada usuário, que pode ser controlado pela gerência, por exemplo, se o setor de recursos humanos é o único responsável pela alteração cadastral dos colaboradores, não é necessário que o setor de processos tenha essa permissão.
Isso significa que o sistema de intranet é feito de acordo com as necessidades da empresa, ou seja, não deve ser pronto e engessado. Ele deve ser arquitetado levando em consideração as dificuldades, características e objetivos da organização. Lembre-se de que a plataforma é implementada para favorecer o seu dia a dia e não dificultá-lo.
Agora que você compreendeu o que é a intranet e como ela é implementada, confira alguns benefícios para ajudar a conectar os seus funcionários!
Coordene e facilite o controle de atividades
No sistema da intranet é possível inserir um campo para delegar as tarefas. Ou seja, o usuário entra com seu login e senha e abre uma tela com as tarefas diárias que ele precisa realizar.
Esse processo de agenda (com descrição da atividade, responsável, prazo) possibilita que o funcionário mensure o seu tempo e, consequentemente, verifique como anda o seu progresso.
Além disso, os sistemas costumam ser bem dinâmicos, ou seja, pode ter até uma foto com o perfil pessoal de cada funcionário para que eles se conheçam melhor.
Da mesma maneira, o funcionário pode deixar recados para os colegas ao executar uma tarefa, com uma observação importante ou até mesmo um lembrete para a realização da próxima etapa do processo.
Promove a interatividade e conexões entre funcionários
Uma das maiores vantagens de ter um sistema de intranet é que este possibilita que os funcionários possam interagir e trocar as suas ideias referentes a um determinado assunto ou atividade.
A integração é importante para que as empresas percam menos tempo para descobrir como anda a relação entre os funcionários. Isso permite criar ações mais focadas para suprir as reais necessidades.
Por exemplo, foi detectado que está acontecendo um problema de comunicação porque os funcionários não estão sabendo se expressar direito. Assim, é possível criar um workshop sobre comunicação oral e escrita para demonstrar a importância da comunicação clara, objetiva e (o mais importante!) empática.
Outro aspecto muito importante é que ele melhora a produtividade e diminui o tempo com reuniões. Assim, o sistema da intranet permite que os funcionários simplifiquem os processos conversando sobre determinado assunto que precisa ser discutido sem a necessidade do agendamento de uma reunião presencial.
Facilita a comunicação entre os departamentos
O sistema da intranet pode ser utilizado de diversas maneiras pelos setores, possibilitando diversas aplicações:
Recursos humanos
O setor de recursos humanos pode ser muito favorecido com a tecnologia: pode ser notificado quando há alguma alteração no perfil dos funcionários. Além disso, é possível inserir um campo para que o próprio funcionário faça a sua atualização cadastral.
É possível ainda inserir pesquisas de satisfação para avaliar o clima organizacional. Isso possibilita que a empresa tenha uma noção mais precisa sobre o que os funcionários estão achando dos novos processos, do ambiente e do dia a dia. Também é permitido criar enquetes curtas.
Muitas empresas que são de grande porte utilizam o sistema da intranet até mesmo para divulgar o cardápio diário do restaurante ou — no caso em que os restaurantes empresariais proporcionam mais de um prato para ser escolhido — possibilitar que o funcionário escolha o seu prato.
Marketing
O setor de marketing da empresa pode divulgar as promoções e também falar um pouco sobre os novos projetos. Assim, os funcionários ficam informados sobre as novidades.
Além disso, quando há algum evento do segmento ou uma novidade na concorrência, o setor de marketing pode divulgar para que os funcionários se mantenham bem informados sobre o mercado.
Outro recurso muito utilizado é o envio de e-mails para o público interno contendo:
- parabéns aos aniversariantes;
- destaques dos funcionários do mês;
- informações sobre o lançamento de novos produtos;
- dicas que facilitam o dia a dia;
- dicas de leituras, saúde e entretenimento;
- descontos com convênios da empresa;
- mensagens motivacionais;
- relatório de desempenho geral.
Tecnologia da informação
Sabemos que as novas tecnologias facilitam dia o a dia das organizações. Mas também sabemos que, muitas vezes, acontecem problemas técnicos e nada mais tedioso do que ficar horas no telefone resolvendo um problema com o suporte.
Por meio da intranet, é possível que o sistema de tecnologia da informação (ou o setor responsável) da empresa abra um chamado solicitando suporte e auxílio na resolução do problema.
A intranet é uma rede privada de computadores que favorece a comunicação interna das organizações. Por meio dela é possível conectar os funcionários e ajudar a melhorar o fluxo de trabalho diário.
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