Em uma definição simplista, a base de dados funciona como um centro de informações relacionadas a um determinado assunto ou objetivo. A tecnologia permite que esse conteúdo seja guardado com segurança e acessado com facilidade.

Tudo que ali fica retido pode ser transformado em plano de ações que se reflete em resultados positivos.

Para entender mais os benefícios que a criação e gerenciamento desse banco podem trazer para uma empresa, continue a leitura deste artigo. Descubra como a gestão do RH e os processos de tomada de decisões podem sofrer impactos positivos com essa prática. Acompanhe!

Transformar os dados em resultados

Uma base de dados bem estruturado possibilita que a empresa desenhe um perfil exato de clientes, colaboradores e fornecedores. Essas informações, quando relacionadas por meio do sistema, se transformam em um conteúdo valioso que se reflete em resultados.

Quando uma organização consegue mapear as reais necessidades do seu público-alvo, interno ou externo, as ações ganham um direcionamento seguro e isso se reflete em resultados.

Identificar o que o cliente busca permite que o planejamento de marketing atinja esse indivíduo de maneira certeira, atraindo e fidelizando esses consumidores. Já o amplo conhecimento sobre as demandas dos funcionários possibilita um plano de cargos, salários e benefícios que trabalhe em prol da atração e retenção de talentos. No caso dos fornecedores, pode ampliar os métodos de negociação.

Existem outras iniciativas que também podem ser determinadas por meio dessas informações, como a expansão dos negócios. Franquear a marca, abrir novas unidades, trabalhar em um novo projeto de comunicação visual são ferramentas que podem integrar uma estratégia de sucesso em médio e longo prazo.

Ter informação de qualidade

Criar estratégias e buscar soluções que realmente tenham um alto impacto positivo na rotina e nos resultados da empresa depende da qualidade e da credibilidade dos dados armazenados.

Para que as informações sejam convertidas em sapiência e possam se transformar em estratégias que visam efetivamente alcançar os objetivos propostos, é necessário que os dados sejam armazenados corretamente, com organização, conhecimento e segurança.

• Organização: informações organizadas de maneira lógica e compreensível;
• Conhecimento: quem gerencia esse banco deve conhecer como esses dados são gerados e armazenados;
• Segurança: o armazenamento em nuvem e os processos diários de backup mantêm o conteúdo protegido e sem sobrecarregar o sistema.

A qualidade dos dados não é referente ao volume de informações guardadas, mas como estão arquivadas, de maneira que possam ser estudadas com agilidade e precisão, proporcionando um processo de tomada de decisão seguro e conciso mesmo em situações críticas ou emergenciais.

Automatizar processos

O uso da tecnologia nos espaços corporativos promove uma rotina de trabalho prática e ágil, e um banco de dados é fundamental para automatizar processos e atingir esse objetivo.

Os comandos da base podem funcionar seguindo um parâmetro que gera relatórios automaticamente. Esse recurso possibilita que transações financeiras sejam verificadas com rapidez e precisão, uma vez que não precisam mais serem feitas manualmente, diminuindo consideravelmente as possíveis falhas no processo.

A gestão do estoque também pode ser otimizada. Quando ocorre uma venda e o produto é inserido no sistema como vendido, a referência é automaticamente liberada do estoque. Com essas informações atualizadas e a falta de disponibilidade da mercadoria, os números obtidos com o balanço das mercadorias ficam menos suscetíveis a erros e o procedimento mais rápido.

No departamento de recursos humanos a praticidade também é bem-vinda. Quando o controle do banco de horas está sempre à mão, além da facilidade em pagar ou descontar o tempo de trabalho e colocar o relógio ponto em dia, a empresa fica protegida das possíveis ações trabalhistas decorrentes dos problemas com a jornada de trabalho.

Proteger os dados da empresa e diminuir custos

Dados armazenados em papel podem ser perdidos, tem um alto custo de manutenção com a impressão de documentos e guardá-los pode ocupar um espaço além do necessário. Isso sem contar os riscos de deterioração com o tempo ou condições adversas como umidade, enchentes ou traças.

O cloud computing, ou computação em nuvem, gerencia e armazena sistemas, base de dados, aplicativos e outras ferramentas digitais em um servidor mantido com essa finalidade e pode ser acessado de qualquer hora, em qualquer lugar.

As informações digitalizadas ficam protegidas das ações do tempo ou de ataques cibernéticos, concentradas em um único lugar e de fácil acesso pelos mecanismos de buscas do próprio sistema.

Cada departamento pode ter acesso a um nível diferente dessa base de dados. Por exemplo, enquanto o RH da empresa tem passe livre para verificar o conteúdo sobre os colaboradores, o perfil dos clientes está sempre disponível e atualizado para equipe de marketing.

Documentos seguros e atualizados são importantes para que sejam realizados diagnósticos e análises do andamento da empresa de curto, médio e longo prazo, buscando sempre os melhores resultados.

Usufruir dos benefícios da coleta de dados

Alguns dados armazenados precisam ser coletados diretamente com os funcionários e clientes. Afinal, se um dos objetivos é mapear o perfil comportamental do cliente interno e externo, é importante que o processo seja humanizado ao ser realizado por meio de questionamentos ou observação.

É verdade que algumas informações podem ser automaticamente geradas, como o ticket médio de compra ou, no caso do colaborador, os níveis de absenteísmo. Contudo, ter uma proximidade com a sua equipe ainda é uma das formas de garantir que esses trabalhadores sintam-se parte da empresa.

Ter um momento de conversa com o capital humano do negócio mostra que a organização se preocupa com o bem-estar dessas pessoas e aproxima contratantes e contratados. Tudo o que é recebido pode ser transformado em qualidade de vida e o que é fornecido como política de benefícios costuma ser devolvido em motivação e produtividade.

Em se tratando do consumidor, estabelecer um padrão de conduta para os vendedores nas práticas de análise dos clientes e oferecer treinamento para que saibam como fazer uma abordagem que extraia informações relevantes é um benefício de mão dupla.

Uma vez que esses profissionais conseguem entender as demandas desses indivíduos, é possível realizar mais vendas e aumentar o engajamento. A consequência são funcionários satisfeitos e resultados positivos.

A base de dados pode ser usada por gestores e colaboradores de maneira útil em seus processos. Os benefícios são proporcionais à organização e qualidade dessas informações, portanto, invista e comece a usufruir dessas vantagens agora mesmo!

Ficou com alguma dúvida ou tem algo a acrescentar sobre o assunto? Sua empresa já utiliza esse processo? Compartilhe sua experiência conosco! Deixe seu comentário!