Um dos principais papéis do RH nas organizações é promover o desenvolvimento profissional dos colaboradores. Para isso, é essencial que seja inserida na cultura da empresa a prática do feedback construtivo. O método consiste em fornecer aos funcionários uma avaliação de desempenho que os ajude a melhorar o comportamento e a atingir seus objetivos.

O grande segredo é convencer o receptor de que o feedback não se trata de uma espécia de bronca e, sim, de um auxílio ao crescimento profissional. A avaliação deve ser entregue de modo que a pessoa não a entenda como crítica, fique na defensiva ou se sinta envergonhada. Todavia, como fazer isso?

Neste post, abordaremos algumas regras e técnicas que ajudam o gestor a dar feedback da maneira mais adequada possível. Você vai descobrir qual deve ser o tom da conversa, quais perguntas devem ser feitas e como fazer o follow-up da avaliação de forma efetiva. Confira tudo isso a seguir!

Veja alguns pontos essenciais do feedback construtivo

Para elaborar o feedback ideal, o gestor deve responder a quatro perguntas básicas: “Por quê?”, “Quando?”, “Para quem?” e “Como?”. Veja abaixo os detalhes sobre cada uma delas.

Por quê?

Essa pergunta trata da definição dos objetivos específicos do feedback. Por que ele está acontecendo? Qual atividade está sendo avaliada? Além disso, existem razões comuns para que um feedback seja feito, como promover crescimento profissional, reduzir conflitos e direcionar o foco em resultados.

Em geral, pode-se dizer que feedbacks são realizados para desenvolver a maturidade corporativa. O método ajuda a construir uma equipe que saiba aceitar ajustes e sugestões. Ao mesmo tempo, aumenta a lealdade dos colaboradores já que eles percebem que a organização realmente se preocupa com a evolução de suas carreiras.

Quando?

Não existe regra para a periodicidade dos feedbacks. É algo que varia dentro das práticas de RH de cada empresa, contudo, o ideal é que haja uma frequência pré-definida para que os colaboradores saibam quando serão avaliados.

Escolha o intervalo de tempo baseado na necessidade dos funcionários e da organização. Se um profissional precisar de um novo feedback apenas um mês depois de sua última avaliação, não hesite em realizá-lo.

Para quem?

Quando se fala em feedback, normalmente pensamos em gestores avaliando subordinados. No entanto, é preciso ter em mente que essa ferramenta é uma via de mão dupla: os líderes também devem ser avaliados pelos funcionários e estar prontos para receber críticas construtivas.

Muitas empresas adotam um sistema de avaliações anônimas para que os funcionários possam opinar sobre seus gestores. Isso evita que os colaboradores se sintam constrangidos ou temam represálias ao falar sobre seus chefes, garantindo a transparência e a efetividade do feedback.

Como?

O estilo da abordagem é um fator crucial para o sucesso do feedback como ferramenta de desenvolvimento profissional. O avaliador deve ser sempre cordial, respeitoso e estabelecer uma comunicação positiva. Isso significa falar de forma colaborativa, simples e sem rodeios. O foco deve estar sempre na necessidade do receptor, e não da empresa.

A “técnica do sanduíche” é o método ideal para dar um feedback construtivo. Famosa no mundo corporativo, ela leva esse nome por consistir em apenas três passos, fazendo analogia com a montagem de um lanche. Vamos a eles:

• reconhecimento: primeiro, o avaliador deve enaltecer os aspectos positivos do receptor, sejam eles técnicos ou comportamentais. O objetivo é abrir o canal de comunicação e tornar o outro profissional mais aberto a possíveis críticas;
• pontos a melhorar: nessa fase, aponte comportamentos e habilidades que devem ser melhorados. É importante trazer exemplos do dia a dia para dar consistência à crítica, construindo assim um feedback personalizado e descritivo, sem generalizações;
• encorajamento: depois de apresentar os pontos negativos, ofereça orientação e apoio para que o profissional possa desenvolvê-los. Sugira livros, treinamentos e dê dicas práticas para que o colaborador desenvolva as competências citadas na avaliação.

Compreenda qual é a importância do follow-up

O feedback construtivo não termina na primeira avaliação. É essencial fazer follow-up para monitorar os resultados da conversa e verificar se o colaborador está realmente evoluindo nos pontos comentados. Acompanhar o desempenho faz com que a pessoa perceba falhas que talvez não notasse sozinha e se sinta encorajada a melhorar.

Dessa forma, o funcionário assume uma postura mais proativa em seu dia a dia na empresa, o que ajuda a acelerar o aprendizado, aumenta a motivação e gera mais resultados positivos para o negócio.

Saiba como fazer um bom follow-up

É muito importante que o funcionário receba o seu feedback de uma maneira agradável, não se sinta pressionado, não fique na defensiva e não entenda que é uma crítica. Somente assim, você faz um ótimo acompanhamento do seu desempenho de uma maneira mais eficaz.

É importante estimular a pessoa a adotar novos hábitos, sentir-se encorajada para buscar novos desafios e também que ela perceba a importância de alcançar ótimos resultados. Veja algumas dicas:

• encoraje-a a ter mais atitude positiva;
• vise a solução dos problemas;
• mostre a importância de cursos, treinamentos e outros métodos que aperfeiçoem as suas habilidades;
• inspire-a a agir corretamente;
• mostre todos os pontos fortes;
• esclareça todos os pontos importantes da reunião;
• tenha a certeza de que ela entendeu;
• promova uma comunicação de mão-dupla.

Depois disso, basta investir em um bom acompanhamento para conferir se as estratégias deram certo ou se é necessário mudar a abordagem. Ah! Não se esqueça de ter um bom líder para conduzir todo esse processo, está bem?

Saiba como elaborar feedbacks construtivos

A empresa precisa saber como elaborar um bom feedback construtivo para obter bons resultados. Afinal, o funcionário precisa entender os erros que cometeu, no entanto, mais do que focar no problema é necessário saber como resolvê-lo ou evitá-lo em um segundo momento.

Por isso, veja a seguir algumas dicas interessantes para elaborar um feedback construtivo!

Use palavras positivas

Não queremos que o funcionário entre em depressão depois de uma reunião sobre feedback, não é mesmo? Isso porque você não sabe qual é o real estado emocional daquela pessoa.

Por isso, use sempre palavras positivas, mesmo quando você precisa apontar os erros. Lembre-se sempre de que as críticas precisam ser recebidas de uma maneira construtiva!

Foque nos resultados em vez do profissional

Tenha cuidado para não ofender ou criar problemas com o profissional (em alguns casos, isso pode até levar a processos trabalhistas de danos morais). Por isso, agir com ética e transparência é fundamental para não criar problemas e intempéries desnecessárias.

Portanto, uma dica importante é focar na performance dos resultados e não no profissional em si. Apresente as metas cumpridas (ou não) e converse sobre resultados, sem levar nada para o lado pessoal.

Jamais crie rótulos para o profissional

Um dos erros muito comuns é apontar “você é muito lento para processar informações” (ou outro rótulo qualquer). No entanto, isso é extremamente prejudicial para o bom andamento da conversa.

Por isso, jamais fale diretamente algo para rotular o profissional. Lembre-se de que uma boa conversa e troca de informações é essencial para construir um feedback construtivo (e não destrutivo!).

Estabeleça estratégias e planos

Não foque somente nas coisas ruins. É preciso criar um plano de ação para reverter os quadros negativos. Você deve apresentar os erros e as falhas com cautela, no entanto, é sempre necessário mostrar algo além: o que pode ser mudado, o que deve ser aperfeiçoado e um bom plano de ação para modificar os aspectos negativos.

Utilize dados para apoiar e nortear a conversa

É muito importante ter um bom software de gestão que permita emitir indicadores de desempenho individual dos funcionários. Dessa maneira, você pode chegar na reunião com uma série de dados importantes para conversar, tais como:

• taxa de absenteísmo;
• taxa de atestados emitidos;
• relatórios de vendas em um período;
• avaliação de clientes;
• avaliação de colegas;
• resultados de pesquisas de satisfação etc.

Conheça quais são os erros mais comuns ao dar um feedback e saiba como evitá-los

Existem diversos erros que os gestores cometem na hora de prestar um feedback e que devem ser evitados. Por isso, separamos os principais para que você não caia nessa! Vamos conhecer quais são eles?

Não dominar as emoções

Todas as pessoas têm dias ruins, certo? Seja por não dormir direito, por ter um problema pessoal para resolver ou até mesmo por estar doente. Por isso, um dos erros é prestar o feedback em um momento desses!

Isso porque, se o gestor estiver aborrecido pode cometer algum equívoco e mudar totalmente o rumo da conversa. As palavras podem ser ditas de uma maneira mais ríspida e grotesca e o funcionário pode se sentir ofendido.

Não saber o momento certo para prestar o feedback

Você já sabe que jamais deve prestar um feedback (principalmente negativo) na frente de outras pessoas, certo? Por isso, a primeira dica é: converse individualmente com o seu funcionário.

Depois, entenda como está o clima organizacional e chame para conversar somente em um momento oportuno. Já pensou o funcionário precisar fechar uma meta até o meio-dia e você chamar ele para conversar às 11h30? Certamente, isso não será adequado para o rendimento do fluxo de trabalho.

Por isso, sempre pergunte e entenda o que o funcionário está fazendo naquele momento, além de avaliar se ele está bem de saúde e emocionalmente.

Não investir em feedbacks contínuos

Já imaginou chamar um funcionário para apresentar os erros e criar um plano de ação para o mês seguinte, ele se esforçar ao máximo, atingir todas as metas e isso não ser reconhecido?

Certamente, ele ficará muito desmotivado e insatisfeito (e com toda a razão), certo? Por isso, é muito importante investir em feedbacks contínuos, por exemplo: ao final de todo o mês ou a cada dois meses. Sendo assim, é bem importante que o funcionário entenda qual é esse prazo de avaliação para poder se dedicar e mudar os pontos negativos.

Veja o que deve estar presente em um feedback construtivo

É preciso ter um bom planejamento sobre o que será conversado com o funcionário naquele momento. Primeiramente, é preciso ter muito claro sobre qual é o propósito daquela reunião: o que você quer alcançar? Qual é a real finalidade do feedback?

Depois, anote um passo a passo sobre as coisas que precisam ser conversadas (isso evita que você esqueça de algo muito importante), tais como:

• dados (desempenho, datas e outros);
• apresentar os pontos fortes;
• conversar sobre o que precisa ser melhorado;
• solicitar a interpretação do funcionário;
• apresentar um plano de melhoria;
• mostrar o motivo pelo qual é preciso a mudança;
• ter a certeza de que o funcionário compreendeu e de que não ficou ressentimento.

Aprenda como fazer o acompanhamento de desempenho

A reunião de follow-up deve ser agendada já ao final do encontro de feedback. Dessa forma, o colaborador notará que o avaliador está realmente interessado em desenvolvê-lo profissionalmente. Além disso, ficará mais motivado a melhorar os pontos citados, já que desejará mostrar resultados na próxima conversa.

No dia do novo encontro, a conversa deve ser conduzida por meio de perguntas. Em um primeiro momento, trate do que foi falado no feedback, elaborando questões como: o que você concluiu ou aprendeu da nossa última reunião? Qual foi a evolução nos objetivos traçados?

Depois, é hora de falar sobre o futuro, usando técnicas de feedforward. Nessa fase, não há espaço para fatos do passado ou presente. A conversa deve levar em consideração o que a pessoa quer alcançar dali para frente e o que precisa fazer para atingir essas metas. Alguns dos aspectos que podem ser abordados no feedforward são:

• o que a pessoa precisa fazer para mudar de atitude de agora em diante;
• como começar essa mudança agora;
• como ela acredita que estará no futuro se mudar alguns hábitos hoje;
• quais benefícios ela terá com essas mudanças.

Chegamos ao fim das nossas dicas sobre feedback construtivo. Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, é hora de colocar o que aprendeu em prática. Faça um checklist com os principais métodos citados no post e aplique-os nas avaliações de desempenho da sua empresa. Temos certeza de que você rapidamente verá resultados incríveis.

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