Toda empresa é formada por processos, isso é fato. E todas elas precisam de um sistema que os organize. Visto que processos são conjuntos de atividades estruturadas e relacionadas, idealizadas para produzir um resultado específico para um cliente ou mercado em particular, entende-se a necessidade de exercer uma gestão consciente dos mesmos, com o intuito de inovar e criar um diferencial perante a concorrência.

Para organizar essas atividades, é importante que se faça um mapeamento, identificando as informações, seu fluxo, quem são as partes envolvidas, quais as capacidades e competências das pessoas atuantes e quais os recursos necessários para o cumprimento desse processo. Isso significa fazer um mapeamento de processos e geralmente é realizado pelo gestor de operações.

Resumindo, o mapeamento de processos é uma forma de gestão e organização dos processos, que são elementos-chave do funcionamento de uma empresa, com o propósito de torná-los mais eficazes e eficientes. É basicamente, entender como a empresa funciona.

Os processos são muito importantes para a organização pois auxiliam na implementação da estratégia nas operações do negócio. É através deles que a visão, a missão e os valores da empresa são colocados em prática, refletindo o funcionamento da empresa. São os processos que produzem o produto ou serviço que será entregue ao cliente e, são eles também, os responsáveis pela criação de valor na perspectiva do cliente.

O mapeamento de processos indica para a empresa quais são os seus pontos fortes, quais são os seus pontos fracos (aqueles que necessitam de melhoria) e é uma excelente forma de aprimorar o entendimento sobre os processos e aumentar o desempenho da organização.

Para que um negócio lucre e seja sólido e sustentável é necessário que ele seja estruturado e classificado em processos principais e de apoio. O mapeamento de processos propõe o estabelecimento de forma organizada e eficiente das atividades que sustentam uma empresa. Não é um bicho de sete cabeças, porém já existem hoje em dia, programas e softwares que auxiliam os gestores que têm dificuldade para gerir os seus processos.

O mapeamento de processos é, portanto, inquestionável na gestão operacional de uma empresa. Por meio dele, é possível amadurecer um negócio, evoluir e melhorar a gestão. A análise que o mapeamento de processos desenvolve indica os problemas, prioriza as urgências e o mais importante: promove o entendimento sobre os motivos desses problemas estarem acontecendo.

Passos para mapear os processos da sua empresa:

Mapear processos é entender como eles funcionam e averiguar se eles realmente cumprem os objetivos a que são destinados. É enxergá-los de forma ampla, possibilitando a compreensão necessária para se pensar em uma maneira de melhorá-los.

Para realizar um mapeamento de processos eficaz, podemos seguir um passo a passo:

1º passo – Definição dos objetivos do processo

Para começar o seu mapeamento de processos é preciso, primeiramente, entender os objetivos do processo. Então, devemos ter as respostas das seguintes perguntas:

• Porque o processo existe?
• Qual é o seu objetivo?
• Qual é a sua criticidade?
• Que riscos estão envolvidos no processo?
• Existem normas específicas?
• Quais são os componentes do processo?
• Quem é o cliente desse processo?
• Quem são os fornecedores?

2º passo – Documentação do processo

Para o mapeamento de processos dar certo, precisamos desenhá-lo e documentá-lo. Ele pode ser desenhado criando um fluxograma que mostre o início e o fim do processo, intercalados com todas as etapas que acontecem nesse meio. Assim podemos ter uma visão ampla, ideal para o entendimento do processo como um todo.

3º passo – Identificação de falhas para otimização

Aqui chegamos aonde importa: na identificação das falhas para as tratativas, ou seja,  a otimização do processo.

Devemos olhar criticamente para o processo, com esse intuito e avaliar que etapa pode ser mais rápida, se o processo tem algum gap e se podemos economizar algum tempo ou dinheiro alterando algum procedimento.

Seguindo esses passos você encontrará as melhores soluções para os problemas encontrados. Além disso, o mapeamento de processos estimula o trabalho em equipe, otimiza o tempo e favorece a redução de custos.

Ferramentas que auxiliam na gestão do mapeamento de processos:

Existem algumas ferramentas de melhoria de processos como 5W2H, PDCA, e a Matriz GUT. Elas devem ser aplicadas na busca de soluções que ataquem as causas dos problemas encontrados e lhe auxiliar a encontrar que tipo de melhorias você pode aplicar.

As melhorias devem ser revisadas antes de ser aplicadas no processo e, depois, se faz necessário acompanhar a sua implementação para ter certeza de seu êxito.

A matriz 5W2H é uma ferramenta de gestão das mais eficientes que existem, mas, também, das mais simples e fáceis de serem aplicadas. Consiste em nada mais, nada menos que um plano de ação estruturado em etapas práticas e bem definidas.

A matriz tem esse nome porque representa as iniciais, em inglês, das palavras: What, Where, Who, When, Why, How e How Much, que poderíamos traduzir por: O que, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto.

O PDCA é um método de gestão baseado em quatro passos, muito utilizado para o controle e melhoria contínua dos processos. Tem sua origem nas palavras em inglês: Plan, Do, Check e Act ou Adjust (planejar, fazer, checar e agir ou ajustar). Existe também uma outra versão que é o OPDCA, onde a letra “O” significa observação.

O método é baseado na repetição, aplicada sucessivamente nos processos buscando a melhoria de forma contínua para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização.

Já a Matriz GUT classifica os problemas encontrados pela importância dada gravidade, à urgência de resolução e à sua tendência.

É uma excelente ferramenta para contornar os problemas e sua fácil utilização permite que qualquer colaborador utilize a técnica.

E depois que as melhorias no processo forem aplicadas, o que fazer?

A documentação, mais uma vez, nessa fase, é imprescindível. É preciso fazer uma padronização dos procedimentos aplicados para usos futuros. O BPMN é um bom exemplo de ferramenta para esse processo de documentação.

Por fim, quando os processos estiverem definidos e organizados, os benefícios surgirão imediatamente. A produtividade vai aumentar, os erros e falhas humanas diminuirão, a comunicação entre os envolvidos nos processos ficará mais fácil e clara e a empresa ganhará um enorme diferencial competitivo!

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